Aus PDFs wird Code: über 100 Energieverträge als pixelgenaue Templates

Ausgangslage

Wer Energieverträge vermittelt, arbeitet mit den Formularen vieler verschiedener Versorger. Jeder Versorger hat seine eigenen Vertragsvorlagen, als PDF, mit eigenem Layout, eigenen Feldern und eigenen Anforderungen. Bei jedem Abschluss müssen sie korrekt ausgefüllt werden, also mit den richtigen Daten an der richtigen Stelle. Für den Versorger muss das Ergebnis aussehen wie sein eigenes Formular.

Von Hand ist das mühsam und fehleranfällig. Und weil sich Vertragsvorlagen ändern und immer neue Versorger dazukommen, wächst der Aufwand ständig.

e.less, ein Vermittler von Energieverträgen, wollte diesen Prozess automatisieren: Ein Laravel-System sollte die Verträge selbstständig ausfüllen. Dafür musste jede Vertragsvorlage zuerst in eine Form gebracht werden, die das System verarbeiten kann. Nach der Insolvenz von e.less wird das Geschäft unter dem Namen energiemakler weitergeführt, und ich arbeite seit 2018 bis heute an diesem Projekt.

Mein Beitrag

Ich bin allein für das PDF-Template-Engineering zuständig:

• Analyse der Vertrags-PDFs der Energieversorger
• Übertragung jedes Vertrags in ein pixelgenaues PHP-Template
• Definition der Variablen, über die das Laravel-System die Vertragsdaten einsetzt
• Pflege und Erweiterung der Templates, wenn Versorger ihre Vorlagen ändern oder neue hinzukommen

Technische Umsetzung

Vom PDF zum Template. Ausgangspunkt ist immer das Vertrags-PDF eines Versorgers. Daraus entsteht ein PHP-Template, das den Vertrag pixelgenau nachbildet. Jedes Feld, das bei einem Abschluss ausgefüllt werden muss, wird zu einer Variablen: Kunden- und Vertragsdaten und alles, was der jeweilige Vertrag verlangt.

Pixelgenau, nicht ungefähr. Ein Vertrag ist kein Webformular, bei dem es auf ein paar Pixel nicht ankommt. Die ausgefüllten Dokumente gehen an die Versorger und müssen dort exakt so aussehen und funktionieren wie deren eigenes Formular. Deshalb ist Präzision bei Positionen, Schriften und Abständen hier keine Kür, sondern Pflicht.

PDFlib als Werkzeug. Für die Erzeugung der PDFs setze ich PDFlib ein. Die Bibliothek gibt volle Kontrolle über jedes Element auf der Seite. Genau diese Kontrolle braucht man, wenn das Ergebnis eine bestehende Vorlage exakt treffen muss.

Laravel befüllt automatisch. Die fertigen Templates werden in das Laravel-System eingebunden. Bei einem Vertragsabschluss setzt das System die Daten in die Variablen ein und erzeugt den fertig ausgefüllten Vertrag. Niemand muss mehr Formulare von Hand ausfüllen.

Ergebnis

• Mehr als 100 Verträge von Energieversorgern als Templates umgesetzt
• Vertragsdokumente werden automatisch befüllt statt von Hand ausgefüllt
• Pixelgenaue Ergebnisse, die den Originalvorlagen der Versorger entsprechen
• Eine Zusammenarbeit, die seit 2018 läuft und den Wechsel von e.less zu energiemakler überdauert hat

Was ich daraus mitnehme

Bei der Automatisierung von Dokumenten steckt die Arbeit selten im Ausfüllen selbst. Sie steckt in der Vorbereitung: in der genauen Analyse jeder Vorlage und in der Sorgfalt, mit der man sie in ein Template überträgt. Ist ein Template einmal sauber gebaut, funktioniert es bei jedem Abschluss gleich.

Ich habe außerdem gelernt, dass sich Kontinuität auszahlt. Wer die Vorlagen eines Auftraggebers seit Jahren kennt, setzt neue Verträge schneller und sicherer um, weil Muster wiederkehren und Sonderfälle bekannt sind. Dass die Zusammenarbeit sogar den Wechsel des Unternehmens überdauert hat, spricht dafür, dass diese Arbeit geschätzt wird.