Eine Datenquelle, 4.290 Druckseiten: das Türenhandbuch für Web und Print

Ausgangslage

Prüm ist ein Türenhersteller mit den Marken Prüm, Garant und Holzmeister. Planer, Architekten und Händler brauchen von ihm umfangreiche technische Unterlagen: Produktbeschreibungen, Zeichnungen, Maße, Ausführungsvarianten und Ausschreibungstexte.

Diese Unterlagen wurden für die Website und für den Druck getrennt gepflegt. Jede Änderung musste an zwei Stellen nachgezogen werden, und die beiden Fassungen liefen zwangsläufig auseinander. Mit jeder weiteren Marke wäre der Aufwand noch einmal gewachsen.

2012 habe ich für CrossData-Tools die bestehenden technischen Unterlagen analysiert. Mein Vorschlag: eine zentrale Datenpflege, aus der Website und Druckkatalog automatisch entstehen. Daraus wurde 2013 ein Pflichtenheft und von Mitte 2014 bis Januar 2015 das Türenhandbuch.

Mein Beitrag

Ich habe das Projekt von der Analyse bis zur Umsetzung allein verantwortet:

• Analyse der vorhandenen Unterlagen und Konzept für die zentrale Datenpflege (2012)
• Entwicklung des Online-Editors „Page Designer“ als TYPO3-Plugin
• Automatische Erzeugung des Druckkatalogs mit PDFlib
• Erweiterung auf mehrere Marken und Pflege des Systems bis 2017

Technische Umsetzung

Page Designer. Herzstück ist ein eigenes TYPO3-Plugin, mit dem die Redaktion technische Dokumentation direkt im Browser zusammenstellt. Dazu gehören ein Digital Asset Management für Bilder und Zeichnungen, ein Manager für wiederverwendbare Textbausteine und ein Composer für Zeichnungen. Die Oberfläche habe ich mit DHTMLX gebaut, weil die Redaktion mit großen, verschachtelten Datenmengen arbeitet und dafür eine Bedienung wie in einer Desktop-Anwendung braucht.

Ein Inhalt, zwei Ausgaben. Jede Seite wird einmal gepflegt und dann zweifach ausgegeben: als Webseite in TYPO3 und als Seite im Druckkatalog. Den Katalog erzeugt PDFlib automatisch aus denselben Daten. QR-Codes im Druck führen von der Papierseite direkt zur passenden Online-Seite.

Mehrere Marken ohne doppelte Pflege. Für die Marke Holzmeister kam 2017 eine Erweiterung hinzu: Kopf- und Fußzeilen, Logos und QR-Codes werden beim Erzeugen der PDFs automatisch markengerecht ausgetauscht. Die Inhalte bleiben dieselben, nur das Erscheinungsbild wechselt. Eine eigene Holzmeister-Subdomain erhält ihre Daten über ein Synchronisationsmodul.

Technisch auf Stand gehalten. 2017 wurde das System auf TYPO3 7 LTS und PHP 7 gehoben, PDFlib und DHTMLX wurden aktualisiert und das Layout responsiv umgebaut.

Ergebnis

• 2.674 Online-Seiten plus rund 2.000 Seiten Ausschreibungstexte aus einer Datenquelle
• Druckkatalog mit 4.290 Seiten (133 MB), automatisch erzeugt statt manuell gesetzt
• Drei Marken, ohne dass Inhalte doppelt gepflegt werden
• QR-Codes verbinden den gedruckten Katalog mit der Website
• Upgrade 2017 auf TYPO3 7 LTS und PHP 7, mit responsivem Layout

Was ich daraus mitnehme

Bei technischer Dokumentation steckt der eigentliche Aufwand selten in der Darstellung, sondern in der Pflege. Sobald dieselbe Information an zwei Orten liegt, beginnt sie auseinanderzulaufen. Die wichtigste Entscheidung in diesem Projekt fiel deshalb vor der ersten Zeile Code: Es gibt genau eine Quelle, und alle Ausgaben werden daraus erzeugt.

Diese Entscheidung hat sich mehrfach ausgezahlt. Neue Marken ließen sich als Variante der Ausgabe ergänzen statt als zweiter Datenbestand, und ein Katalog mit mehr als 4.000 Seiten ließ sich auf Knopfdruck neu erzeugen. Dieses Prinzip wende ich bis heute an, wenn Daten in mehreren Formaten gebraucht werden, sei es Web, PDF oder Export.