Ausschreibungstexte für Planer: von 4,2 auf 1,8 Sekunden

Ausgangslage

Architekten und Planer schreiben Bauleistungen aus. Dafür brauchen sie präzise Texte zu jedem Produkt, das sie einplanen, in den Formaten ihrer Ausschreibungssoftware. In Deutschland ist das vor allem GAEB, dazu kommen Word und Excel.

Ein internationaler Hersteller von Fenster- und Türtechnik stellt Planern deshalb seine Ausschreibungstexte online zur Verfügung. Je mehr Produkte und Varianten dazukamen, desto unhandlicher wurde das. 2017 lagen die Texte tief verschachtelt auf der Hauptwebsite. Viele Zwischenseiten waren leer, die Position im Menübaum war kaum zu erkennen, und die Suche lieferte vor allem Treffer, die Planern nicht weiterhalfen. Jede Seite brauchte 4,2 Sekunden zum Laden.

Ich habe das System für CrossData-Tools über drei Generationen konzipiert und umgesetzt, von 2009 bis 2017.

Mein Beitrag

Ich habe allein gearbeitet, von der Spezifikation bis zum Code:

• 2009 – AT-Manager V2: Spezifikation und Entwicklung des Ausschreibungstext-Managers mit GAEB-Export
• 2014 – AT-Manager V3: Neuaufbau als TYPO3-Extension mit verschiedenen Texttypen
• 2017 – eigene Ausschreibungs-Website: Konzept und Umsetzung einer von der Hauptseite getrennten Website auf TYPO3 8 LTS mit neuer Datenstruktur

Technische Umsetzung

Generation 2 (2009). Der AT-Manager V2 bot schon alles, was Planer im Alltag brauchen: Export nach GAEB 81 und 82, nach Word (RTF) und nach Excel. Planer konnten ihre Zusammenstellungen online speichern und später weiterbearbeiten. Die Oberfläche war mehrsprachig, und ein Statistikmodul zeigte dem Hersteller, welche Texte gefragt sind.

Generation 3 (2014). Mit der TYPO3-Extension cdt_atmanager kam eine feinere Struktur der Texte: Master-, Referenz-, Normal- und Blocktexte. So lassen sich gemeinsame Bestandteile einmal pflegen und an vielen Stellen verwenden, statt sie in jeden Text zu kopieren.

Eigene Website (2017). Der größte Schritt war die Trennung von der Hauptwebsite. Die Ausschreibungstexte bekamen eine eigene Website auf TYPO3 8 LTS, im neuen Design des Herstellers und für mobile Geräte optimiert. Inhaltlich habe ich die Texte in eine Attribut/Wert-Struktur überführt. Statt langer Fließtexte mit eingebetteten Varianten gibt es jetzt Merkmale und Ausprägungen, aus denen die Texte zusammengesetzt werden. Eine Konvertierungsroutine übernahm den Bestand.

Für die Bedienung kamen dazu:

• ein schnelles Multi-Level-Menü mit klarer Positionsanzeige statt eines tiefen Menübaums
• automatisch erzeugte Vorschaltseiten mit Piktogrammen und Auswahlhilfen statt leerer Zwischenseiten
• eine Suche, die relevante Texte findet
• Deutsch und Englisch
• ein PDF-Katalog mit QR-Codes und ein Statistikmodul

Ergebnis

• Ladezeit von 4,2 auf 1,8 Sekunden gesenkt, weniger als die Hälfte
• Rund 800 Ausschreibungstexte in einer strukturierten Attribut/Wert-Datenbank
• Export nach GAEB 81/82, Word und Excel sowie ein PDF-Katalog mit QR-Codes
• Eigene, mobil nutzbare Website, entkoppelt von der Hauptseite des Herstellers
• Ein System, das über acht Jahre und drei Generationen weiterentwickelt wurde

Was ich daraus mitnehme

Die Geschwindigkeit kam nicht von einem schnelleren Server, sondern von besseren Daten. Solange die Texte als verschachtelte Seiten in einer großen Website lagen, war jede Optimierung Flickwerk. Erst mit der Attribut/Wert-Struktur ließen sich Navigation, Suche und Export sauber darauf aufbauen.

Außerdem habe ich gelernt, wie viel Fachwissen in einem scheinbar trockenen Thema steckt. Wer GAEB-Exporte baut, muss verstehen, wie Planer arbeiten und was ihre Software erwartet. Dieses Verständnis der Domäne war in diesem Projekt genauso wichtig wie die Technik.